fbpx
back button

Управление распределенными командами — опыт работы с Sony, Nokia, Versata

Aleks Yenin

Для формирования привычек и образа жизни человеку важно соблюдать повторяющие ритуальные действия. Если вы годами работали в офисе, а потом перешли на работу из дома, то важно остаться в тонусе рабочей обстановки. При этом придется использовать преимущества организации личного пространства и стиля работы.

Я много лет оказываю консалтинговые услуги по продуктам Atlassian, управленческим фреймворкам Agile и ITSM ITIL, и помогаю компаниям и корпорациям повышать продуктивность и улучшать стиль работы. Более трёх лет я сотрудничаю с корпорацией Sony, до этого несколько лет работал с еще одной огромной компанией Versata, а перед ними еще была Nokia, Эльдорадо и другие географически распределенные компании.

Моя работа – это удаленное онлайн взаимодействие с сотнями людей и команд по всему миру. Поэтому я хотел бы хотел поделиться своими подходами и рекомендациями, как организовать продуктивную работу для себя и своей команды.

Как работать удаленно? Рекомендации для команды

Ритуалы команды

Если команда занимается операционной деятельностью и проектной работой (развитием), то мы используем  два типа поддерживающих онлайн ритуалов: 

  1. Ежедневные утренние онлайн встречи — стендапы, желательно с видео. Это формат «круглого стола». Каждый сообщает, над чем он работал вчера, над чем планирует трудиться сегодня, какие есть проблемы и блокеры. Мы подробно обсуждаем ежедневные операционные задачи и деятельность по развитию, но ограничиваем встречи по времени до 30 минут. Созвоны проводим в Zoom, Webex или Hangouts. Еще кратко пишем отчеты по утвержденному формату в Slack. 
  2. Периодические встречи для анализа и оценки проделанной работы по развитию за прошлый период, а также оценка и планирование работы на следующий период в 1, 2 или 4 недели.

Мы смотрим, что можно было сделать эффективнее, и пересматриваем приоритетные задачи, которые ожидают выполнения. Для каждой задачи мы проводим детализацию, оценку трудозатрат и выборку работ на следующий период. Такие встречи ограничиваем по времени до 2 часов.

В результате получаем повышение прозрачности работы команды, формирование командного духа и совместной ответственности. 

Оперативная работа

Для оперативной работы основной подход такой:  

  1. Определяем, какие услуги мы оказываем другим командам или внешним клиентам. 
  2. Доводим до них эту информацию и обозначаем каналы связи, через которые будем принимать запросы, связанные с услугами. Идеальный канал связи для нас – это веб-портал. Проще и быстрее всего создать его в Jira, что я делал для десятков компаний. 
  3. Сообщаем, сколько времени у нас будет занимать  запроса для формирования верного ожидания у клиентов. 
  4. Внутри компании устанавливаем правила приоритезации запросов для очередности и правила по диспетчеризации для балансирования нагрузки.

В идеале все это автоматизировать при помощи Jira. А дальше все просто: оперативные запросы поступают в очередь, распределяются по сотрудникам, поступают в работу. 

Пример в Trello
Пример в Jira

Что получаем? 

  • Спокойную, бесстрессовую, концентрированную работу с учетом бизнес приоритетов.
  • Прозрачность для команды и ее заказчиков, адекватные ожидания. 
  • Запросы не теряются.
  • Довольно легко посчитать себестоимость отработки любого запроса.

Планируемая работа

Обычно это проектная активность, связанная с развитием. Планируемая работа инициируется самой командой или другими подразделениями компании. 

Сначала работа планируется укрупненно и раскидывается по задействованным командам. Кто-то периодически анализирует укрупненные задачи, разбивает их на детализированные подзадачи и выставляет им приоритет. В результате команда получает бэклог – очередь задач. Работу с бэклогами предлагают почти все специализированные программы по управлению проектами и задачами. Ниже пример нашего бэклога в Jira. 

Пример скрина беклога в Jira

После этого, на очередном периодическом созвоне по планированию перед нами стоят три задачи: 

  1. Сдать самим себе или внешнему заказчику выполненную за прошлый период работу.
  2. Оценить, насколько эффективно сработали в прошлый период, как в будущем улучшить показатели или какие-то субъективные моменты.
  3. Планируем работу на следующий период. 

Остановимся на последнем пункте более подробно. В рамках планирования мы: 

  • Пересматриваем верх бэклога детализированных задач и разбираем каждую из них. 
  • Для каждой задачи пишем подробные критерии, чтобы считать ее выполненной.
  • Оцениваем трудоемкость относительно других задач используя 5-7 простых чисел, например, от 1 до 5. Или можем взять немного измененный ряд чисел Фибоначчи 1, 2, 3, 5, 8, 13, 21. 
  • Зная трудоемкость, формируем объем задач, связанных одной целью или ценностью для заказчика, на следующий период.

Дальше команда работает с доской задач для текущего периода:

Пример доски проекта в Jira

Что получаем?

  • Понимание того, куда мы движемся, какую ценность предоставляем заказчикам, и как наращиваем ценность при каждой итерации.
  • Четкие критерии приемки по каждой задаче. 
  • Сбалансированная нагрузка на команду. 
  • Заказчик понимает сроки сдачи.

Общение и совместная работа

Команды, с которыми я работаю, постоянно решают нестандартные задачи. Для нас важно сохранять и распространять полученные знания. Поэтому при работе над инцидентом или проблемой мы обязательно дополняем документацию или даем ссылку на прецедент в текущей документации. 

В целом, я стараюсь создать культуру позитивного отношения к знаниям и документированию. При удаленной работе не всегда есть возможность передавать знания из уст в уста, но в специальном софте они останутся навсегда. Для создания базы знаний я использую Confluence – приложение для управления контентом, но с фокусом на информацию, знания, распределение доступов и совместную работу.

Что получаем?

  • Не изобретаем велосипед – знания для решения проблем всегда под рукой. 
  • Значительно снижаем время на разрешение инцидентов. 
  • Упрощаем прием новые людей в команду. Благодаря базе знаний любой справится с задачей, а не только тот, кто с ней работал раньше.

Работа с входящими запросами

Обрабатываем все входящие запросы, связанные с операционной работой, через один канал с трекингом. Мы направляем внутренних и внешних клиентов на сайт с трекинговой системой, в нашем случае Jira. Там они просто, быстро и удобно могут создать нам запрос и получить результат от команды в ожидаемые сроки.

Что получаем?

  • Запросы не теряются. 
  • Бесстрессовая работа для команды и заказчиков.

Канал поддержки

На запросы по поддержке отвечаем по очереди. Кроме формализации отношений с заказчиками, мы предлагаем канал онлайн связи для обсуждения общих вопросов по процессам и софту. Этот процесс мы наладили в Slack.

В этом же канале мы рассылаем уведомления об изменениях инфраструктуры или процессов, о предстоящих работах и целях. Таким образом мы создаем живой легкий диалог, но проблемы и запросы приглашаем обсуждать только через канал с трекингом. В нашей команде все есть человек, который отслеживает запросы на канале поддержки в реальном времени. 

Что получаем? 

  • Повышаем лояльность заказчиков и прозрачность нашей работы 
  • Явно показываем ценность, которую мы несем.

Созвоны, митинги и таймбоксы

Онлайн совещания важны, но еще важнее их вовремя заканчивать. Обычно действуем так: если время совещания подошло к концу, а вопрос так и не решен, мы даем команде 1 минуту на принятие решения. Если не удалось, совещание заканчивается и сразу же назначается еще одно по этой теме.

Что получаем? 

  • Экономим время
  • Повышаем дисциплины
  • Увеличиваем шансы и скорость принятия важных решений

Командный email

У нас есть командный email с переадресацией входящих запросов в трекинговую систему Jira. Кроме того, мы используем командные каналы в мессенджере с автоматическим уведомлением о новых критических для заказчика запросах.

Что получаем? 

  • Запросы не теряются
  • Команда и заказчики работают без стресса
  • Устраняются личные каналы без возможности трекинга

Инструменты и софт, которые мы используем сами и рекомендуем для эффективной работы удаленной команды

  • Trello для простой визуализации задач на доске. Нет отчетности, жестких процессов, сложных автоматизаций. 
  • Jira для управления задачами и проектами. 10 сотрудников могут работать в программе бесплатно и начать почти моментально в Jira Cloud. Самое сложное здесь – конфигурация и настройка процессов. Тут мы готовы помочь.  
  • Slack – крутой командный мессенджер с возможностью автоматизации и функцией звонков. Легко интегрируется с Jira.
  • Confluence для управления контентом с фокусом на информацию и знания. Также работает с Jira, предлагает автоматизацию процессов и сотни плагинов.
  • Miro для создания диаграмм, брейнсторминга и совместной работы с досками.
  • Lucidchart  для создания диаграмм и совместной работы.
  • Google G Suite для корпоративной почты, звонков, сообщений, календаря, совместной работы с документами и диаграммами.

Что получаем?

  • Автоматизация процессов при помощи лучших инструментов.

Мои советы для компании по работе из дома

  1. Масштабируйте лучшие практики для всех команд.
  2. Управляйте блокерами

Если над проектом работает несколько команд могут возникать блокирующие ситуации. Например, если одна из команд не может двигаться дальше, пока вторая не закончит работу. 

Важно знать приоритетность всех проектов, чтобы управлять бэклогом команды или структурного подразделения, а также бэклогом целой организации. Для Jira, например, мы используем несколько типов плагинов: 

  1. Для управления набором связанных проектов и команд на уровне организации.
  2. Для визуализации деятельности на уровне и создания «большой картинки».

Пример визуализации работы над рядом проектов в организации:

Хотя двух одинаковых организаций не бывает, эти подходы и продукты легко адаптировать под любой бизнес. Буду рад рассказать, как это может работать в вашей компании – уложусь в полчаса. 

P.S. Как работать удаленно? Рекомендации для себя

Я планирую свой дневной распорядок, соблюдая баланс «личное – спорт – работа/рутина – работа/творчество». Работаю около 10 часов в день, но эти часы «размазаны» по дню. 

Утром включиться помогает активность на свежем воздухе, прогулка, музыка. Обычно за день у меня есть несколько перерывов на отдых и активности. 

Творческая активность. Для меня это написание документации, презентаций, статей, ответов на сложные мейлы. Какое-то время назад я понял, что этим у меня есть настроение заниматься вечером, с 21 до 23. При этом не стоит увеличивать количество рабочих часов на срок, больше чем несколько дней.

Чтение новостей. Изучение информации, которая напрямую не связана с моей работой, стоит занести в свое личное время. Я так и не смог вспомнить случая, когда чтение новостей принесло практическую пользу. 

И если свободное время я провожу с близкими людьми, за фильмом, читая новости, и на велосипеде, то для работы из дома я придерживаюсь несколько простых правил. 

  • Держу ритм. Спать, принимать пищу и заниматься спортом желательно в одно и то же время.
  • Держу форму. Не представляю, как можно участвовать в напряженном совещании или решать сложную задачу в кровати или на диване. Я придерживаюсь принципа, что порядок и структурированность на рабочем месте помогают сфокусировать и структурировать мысли. 

«Мой подход – рабочее место дома ни видом, ни формой, не должны напоминать место для сна»

Держу настроение. Я бы не сказал, что дома сильно больше отвлекающих факторов, чем в офисе. Но бывает всякое настроение, и не всегда оно способствует сфокусированной работе.

«Я подписан на подкасты людей, которые профессионально занимаются лидерством и мотивацией. Такие мини-лекции, помогают настроиться на рабочую волну»

  • Держу фон. Стараюсь убрать отвлекающий звуковой и визуальный шум. 
  • Пользуюсь свободой. Ведь это отличный повод включить подходящую музыку, настроить комфортную температуру и влажность, приобрести удобное кресло, повесить картину, расставить цветы.
Поделиться:
Мы с радостью поможем вам с тулзами Atlassian, с фреймворками Agile или ITIL. Наши некоторые услуги:

Напишите нам

Мы всегда рады Вам помочь