Прежде чем говорить об управлении информацией, следует определить, где и как она будет храниться. Современные Agile-компании используют для этого базы данных или, если переводить дословно с английского языка, базы знаний. В подобных базах данных содержится важная и актуальная именно для определенной компании информация. Она может храниться в любой форме: от писем и инструкций до проектных документов и даже ответов на часто задаваемые вопросы. Важно, чтобы всё это знание было организовано в простую и удобную структуру и члены команды могли в ней легко ориентироваться.
Вы можете сказать, что по сравнению с великим и ужасным Интернетом база знаний — всего лишь мелочь. Но в этом и заключается её преимущество, ведь команда работает только в контексте релевантной информации, не отвлекаясь на ненужные и часто даже неправильные сведения. Кроме того, информацией из базы данных может воспользоваться всякий, у кого есть к ней доступ. Представьте обыденную рабочую ситуацию — кому-то нужно срочно переустановить пароль, и вместо того, чтобы тревожить сисадмина, он может просто найти в базе знаний, как это делается.
Таким образом, мы подошли к самому понятию “управление информацией”. В современных Agile-ориентированных командах под этим процессом понимается создание и совместное использование информации в корпоративной базе знаний. Однако, какой должна быть эффективная система управления информацией? Каким функционалом она должна обладать? Мы, команда Polontech, считаем, что в хорошей системе пользователь может:
- хранить и делиться контентом любого формата — от текста до мультимедиа
- оставлять комментарии непосредственно на самой информации
- работать в одной системе, не переключаясь из приложения в приложение
- иметь доступ к разным редакциям документа
- устанавливать ограниченный доступ к определенным документам
- адаптировать систему под любое количество пользователей
Если вы хотите внедрить систему управления знаниями в своей компании, Polontech советует вам обратить внимание на инструмент Confluence от Atlassian. Свяжитесь с нами и узнайте о всех преимуществах Confluence!
