В любом проекте есть свои риски, и так или иначе придется либо работать с ними, либо позволить рисками управлять рабочими процессами. Поэтому управление рисками является жизненно важным компонентом любого проекта.
Что такое управление рисками?
Финансовые, маркетинговые, административные, технологические, производственные и другие риски могут возникнуть в любом проекте.
Риск сам по себе это возможность того или иного события, которое с большей или меньшей вероятностью повлияет на достижение целей проекта: сроки, стоимость или качество.
Управление рисками начинается с осознания, что риски есть у всех, и от них никуда не деться.
Зачем нужно управление рисками в бизнесе? Внедряем Agile фреймворки
Необходимость в управлении рисками возникает еще на начальных этапах проекта, когда нам нужно принимать сложные решения, например, на этапе разработки нового продукта, или при внесении изменений.
Разные риски могут появляться на разных этапах проекта, поэтому эффективнее всего использовать Agile фреймворки.
В большинстве систем управления проектами существует четкое понимание того, что оценка рисков и управление ими являются важной частью начального процесса.
На первый взгляд может показаться, что в методологии Agile нет точного места для компонента управления рисками. Но на самом деле Agile эффективно используется для управления рисками, и вот почему:
- Использование спринтов: в Agile проектах используются короткие итерации (спринты) для создания конечного продукта поэтапно. Это означает, что работа над рисками ведется в каждом спринте и, следовательно, на каждом этапе работы над проектом.
- Фокус на каждом спринте: концентрируясь на каждом спринте или сегменте отдельно, команда Agile получает более четкое представление о том, что может вызвать сбои в каждом отдельном сегменте.
- Автоматизация: после завершения спринта процессы, использованные в одном спринте, могут быть повторно использованы и в другом. Это автоматизирует процесс, так что риски, обнаруженные и устраненные в одном спринте, не должны проявляться в последующих спринтах.
- Видимые результаты: поскольку команда Agile регулярно встречается с инициатором проекта, они могут обсудить, насколько тесно проект согласуется с желаемым конечным продуктом, и любые отклонения могут быть устранены.
Agile стратегия управления рисками позволит команде подготовиться к нежелательным событиям, и вовремя их нейтрализовать, или хотя бы контролировать в рамках проекта, сохраняя при этом продуктивность команды, а не работая в режиме аврала.
Agile и управление рисками на уровне проекта
Agile управление рисками состоит из пяти основных этапов:
- Выявление возможных рисков;
- Классификация рисков;
- Анализ;
- Составление плана реагирования;
- Отслеживание и предупреждение рисков.
Этот цикл внедряется на каждом этапе проекта, и помогает контролировать и предотвращать нежелательные события. Также важно определить не только возможные риски, но и события, которые могут их спровоцировать — триггеры, которые предшествуют наступлению риска.
Выявление возможных рисков
Чтобы определить возможные риски еще на ранних этапах проекта, стоит учитывать несколько факторов: опыт участников проекта, подробное изучение документации, SWOT-анализ, а также опыт и знания экспертов со стороны.
На этом этапе стоит также определить владельца риска (risk owner) — человека в команде, ответственного за тот или иной риск, и это не обязательно должен быть менеджер проекта.
Составьте список всех потенциальных рисков и презентуйте его в команде, чтобы во время мозгового штурма выявить дополнительные возможные риски.
Классификация рисков и их анализ
Потенциальные риски и возможности после идентификации необходимо приоритизировать. Вряд ли получится работать со всеми рисками одновременно, поэтому выбирайте самые важные.
Важно приобщить к анализу всю команду. Для классификации рисков можно использовать матрицу рисков или качественный и количественный анализ.
Создайте отдельную доску в Jira для учета всех возможных рисков и их визуализации. Можно завести карточки (тикеты) в Jira для каждого риска и внести туда всю информацию: приоритет риска, его владелец, триггеры и задачи, связанные с этим риском. Так команда будет полноценно участвовать в управлении рисками и отслеживать жизненный цикл того или иного тикета с риском.
Составление плана реагирования
После оценки и анализа рисков, важно составить план реагирования, в котором предусматриваются действия для предотвращения риска, или что делать, если это событие уже произошло, а также выбрать стратегию реагирования:
- Избегание рисков. Измените план проекта, чтобы исключить угрозы. Уточните требования, ограничьте функциональность или внедрение новых технологий.
- Распределение рисков. Если есть вероятность, что человек, ответственный за данный риск, или команда, не смогут предотвратить это события или проработать негативные последствия, то лучше перераспределить риски и назначить другую сторону, которая лучше с этим справится.
- Смягчение контроля. Чтобы понизить уровень риска или не допустить появление события, можно проводить дополнительные тесты, привлекать сторонних специалистов и другие ресурсы.
- Принятие рисков. Когда риска избежать невозможно, как и контролировать его последствия, или риск не имеет достаточно высокого приоритета, его лучше принять.
Отслеживание и предупреждение рисков
Всю проделанную работу нужно зафиксировать. Создайте реестр рисков в Confluence и привяжите или перенесите туда все карточки рисков. Но над рисками также стоит работать во время каждого этапа проекта и время от времени возвращаться к реестру для его актуализации:
- Вносите изменения, дополняйте, удаляйте риски;
- Адаптируйте процесс работы с рисками.
Jira + Confluence для управления рисками
Есть определенные инструменты работы с рисками, которые сделают этот процесс более прозрачным и помогут охватить весь проект полностью. Легче всего работать с рисками в связке Jira + Confluence: вести учет выявленных рисков, создавать карточки рисков с возможными действиями в той или иной ситуации, отслеживать задачи, связанные с тем или иным риском.
Эксперты Polontech помогут внедрить инструменты Jira и Confluence для ваших бизнес нужд, а также создания полноценной ITSM системы на базе фреймворка ITIL.
Визуализация рисков в Jira и ведение реестра в Confluence поможет контролировать текущую ситуацию, и не упускать из вида все возможные события, а также триггеры рисков и все связанные задачи.
Можно создать отдельную доску для классификации всех рисков, или воспользоваться уже готовыми плагинами для Jira для визуализации рисков.
Управление рисками — сложный процесс, но крайне необходимый для любого бизнеса. Эксперты Polontech помогут внедрить правильные инструменты и настроить ITSM систему с помощью интеграции Jira и Confluence, и кастомизировать их под ваши нужды.
