fbpx
back button

Оцените, насколько эффективно вы работаете со знаниями — командный Playbook. Убедитесь, что ваша команда использует знания эффективно

Aleks Yenin

Сейчас в организациях есть понимание, что работа в команде очень важна. В хорошей команде люди не просто работают вместе, а еще дополняют навыки и личные качества друг друга, делятся знаниями и опытом.

Допустим, вы ходите вместе обедать, можете выпить вместе кофе или пива. Вы знаете, как зовут детей коллег, показываете друг другу фотографии домашних питомцев. Вместе вы хорошая команда, но как в этом убедиться? 

Первое, что приходит на ум, тем более, если вы состоявшаяся команда разработчиков, это посмотреть ваш командный график производительности (velocity chart). 

Пример графика производительности в Jira с тенденцией развития

Такой график с тенденцией развития доказывает, что вы, как минимум, команда из состоявшихся специалистов, уважаете церемонии Scrum, оцениваете проделанную работу, планируете выполнение новых задач, и даже можете предсказать следующие релизы.

Почему так важно мониторить состояние команды

В отчетах работа команды может выглядеть продуктивной, но важно понимать, что происходит внутри нее. Вашим сотрудникам хватает мотивации? Понимают ли они поставленные цели? Эффективно ли руководство? Как люди взаимодействуют друг с другом внутри команды и с внешними партнерами и клиентами? Если половина команды завтра уйдет, будет ли это катастрофой? Сколько усилий прикладывается для онбординга новых людей в команде? 

Давайте копнем глубже. Пару лет назад Atlassian представил Team Health Monitors, и мне очень понравился такой метод самоконтроля чеклисты с вопросами для проектной команды (project team) и сервисной команды (service team). Рекомендую ознакомиться с этим подходом и попробовать его в деле. Я и сам успешно использовал его в управлении командами в разных компаниях. 

В то же время, я интересуюсь областью управления знаниями, и я думаю, что очень важно уметь также определять, насколько эффективно команда работает со знаниями. Для меня это значит, что мы можем создавать и делиться нужными знаниями для поддержки и улучшения всех процессов и проектов. 

Если процессы управления знаниями настроены хорошо, любая команда станет продуктивнее, сократится время и усилия на онбординг,  улучшится совместная работа, особенно в оперативных командах (ops team) и сервисных командах (service team). Инциденты будут закрываться быстрее, а качество и скорость обслуживания клиентов расти.

Оценка эффективности командной работы со знаниями — начало

Сначала нужно разработать план для поддержки жизненного цикла управления знаниями и подумать, как мы будем выполнять его этапы, и как они помогут команде. Вот основные шаги цикла: 

  1. Создание знаний
  2. Хранение знаний
  3. Обмен знаниями
  4. Использование знаний
  5. Пересмотр, архивирование или актуализация знаний

Оценка эффективности командной работы со знаниями — чеклист

Онбординг сотрудников

Для всех систем и процессов в команде должна быть подробная документация с четкой структурой. Тогда новый сотрудник сможет быстро понять, что именно от него требуется уже с первого дня работы.

Решение инцидентов (ops team)

В процессе управления и разрешения инцидентов должны быть обязательные шаги по взаимодействию с базой знаний. Если в базе отсутствует какая-то информация, мы должны обязательно создать новую статью с недостающей информацией. Или дополнить уже существующую страницу, если знания утратили свою актуальность.

Руководство по техническому обслуживанию

Любое техобслуживание, регламентные работы производятся согласно существующим пошаговым инструкциям.

Обмен знаниями

У всех в команде должно быть понимание и фреймворк с набором инструментов для обмена существующими и новыми знаниями с участниками своей и других команд. Знания должны быть доступными для вас, даже если они принадлежат другим командам. 

Актуализация знаний

Владельцы процессов должны периодически пересматривать существующую документацию, актуализировать или архивировать контент.

Структурирование и разделение контента

Для каждого пользовательского сценария, кейса и каждого типа контента команда должна использовать лучшие инструменты. Контент любого типа проиндексирован, его можно легко найти,,и он структурирован согласно разным уровням конфиденциальности.

Оценка эффективности командной работы со знаниями — порядок действий

  1. Назначьте серию периодических встреч (например, раз в 2-3 месяца) для команды из 3-6 человек. Если участников больше, разделите их на команды поменьше.
  2. Обсудите позиции из чеклиста, описанного выше, стараясь сформировать продуктивное обсуждение и оценить каждую позицию с точки зрения вашей команды, присвоить им статусы “Healthy”   “Отлично”, “Bit Sick” “Средне”, “Sick” “Плохо”.
  3. Обозначьте статус всего чеклиста как “Healthy”, “Bit Sick” или “Sick”.
  4. Если вы разделились на под-команды, сравните ваши результаты с остальными, от каждой команды выберите лидера и обсудите с ними общий результат, чтобы сформировать единое коллективное мнение и отчет.
  5. Выберите две-три позиции, которым присвоили статус “Bit Sick” или “Sick”, и сфокусируйтесь на действиях по улучшению ситуации до следующей встречи.
  6. Создайте список действий по улучшению, распределите их между членами команды и установите дедлайн.

Я обычно использую Confluence и шаблон там для проведения подобных совещаний. Ниже пример такой страницы в Confluence с отчетом “Knowledgeable Team Health Check”: 

Если вас заинтересовал такой подход, буду рад пообщаться и выслать пример отчета в файле MS Word, который можно легко импортировать в Confluence. 

Если у вас есть вопросы, с радостью отвечу на них лично

Поделиться:
Мы с радостью поможем вам с тулзами Atlassian, с фреймворками Agile или ITIL. Наши некоторые услуги:

Напишите нам

Мы всегда рады Вам помочь