Сейчас в организациях есть понимание, что работа в команде очень важна. В хорошей команде люди не просто работают вместе, а еще дополняют навыки и личные качества друг друга, делятся знаниями и опытом.
Допустим, вы ходите вместе обедать, можете выпить вместе кофе или пива. Вы знаете, как зовут детей коллег, показываете друг другу фотографии домашних питомцев. Вместе вы — хорошая команда, но как в этом убедиться?
Первое, что приходит на ум, тем более, если вы состоявшаяся команда разработчиков, — это посмотреть ваш командный график производительности (velocity chart).
Такой график с тенденцией развития доказывает, что вы, как минимум, команда из состоявшихся специалистов, уважаете церемонии Scrum, оцениваете проделанную работу, планируете выполнение новых задач, и даже можете предсказать следующие релизы.
Почему так важно мониторить состояние команды
В отчетах работа команды может выглядеть продуктивной, но важно понимать, что происходит внутри нее. Вашим сотрудникам хватает мотивации? Понимают ли они поставленные цели? Эффективно ли руководство? Как люди взаимодействуют друг с другом внутри команды и с внешними партнерами и клиентами? Если половина команды завтра уйдет, будет ли это катастрофой? Сколько усилий прикладывается для онбординга новых людей в команде?
Давайте копнем глубже. Пару лет назад Atlassian представил Team Health Monitors, и мне очень понравился такой метод самоконтроля — чеклисты с вопросами для проектной команды (project team) и сервисной команды (service team). Рекомендую ознакомиться с этим подходом и попробовать его в деле. Я и сам успешно использовал его в управлении командами в разных компаниях.
В то же время, я интересуюсь областью управления знаниями, и я думаю, что очень важно уметь также определять, насколько эффективно команда работает со знаниями. Для меня это значит, что мы можем создавать и делиться нужными знаниями для поддержки и улучшения всех процессов и проектов.
Если процессы управления знаниями настроены хорошо, любая команда станет продуктивнее, сократится время и усилия на онбординг, улучшится совместная работа, особенно в оперативных командах (ops team) и сервисных командах (service team). Инциденты будут закрываться быстрее, а качество и скорость обслуживания клиентов — расти.
Оценка эффективности командной работы со знаниями — начало
Сначала нужно разработать план для поддержки жизненного цикла управления знаниями и подумать, как мы будем выполнять его этапы, и как они помогут команде. Вот основные шаги цикла:
- Создание знаний
- Хранение знаний
- Обмен знаниями
- Использование знаний
- Пересмотр, архивирование или актуализация знаний
Оценка эффективности командной работы со знаниями — чеклист
Онбординг сотрудников
Для всех систем и процессов в команде должна быть подробная документация с четкой структурой. Тогда новый сотрудник сможет быстро понять, что именно от него требуется уже с первого дня работы.
Решение инцидентов (ops team)
В процессе управления и разрешения инцидентов должны быть обязательные шаги по взаимодействию с базой знаний. Если в базе отсутствует какая-то информация, мы должны обязательно создать новую статью с недостающей информацией. Или дополнить уже существующую страницу, если знания утратили свою актуальность.
Руководство по техническому обслуживанию
Любое техобслуживание, регламентные работы производятся согласно существующим пошаговым инструкциям.
Обмен знаниями
У всех в команде должно быть понимание и фреймворк с набором инструментов для обмена существующими и новыми знаниями с участниками своей и других команд. Знания должны быть доступными для вас, даже если они принадлежат другим командам.
Актуализация знаний
Владельцы процессов должны периодически пересматривать существующую документацию, актуализировать или архивировать контент.
Структурирование и разделение контента
Для каждого пользовательского сценария, кейса и каждого типа контента команда должна использовать лучшие инструменты. Контент любого типа проиндексирован, его можно легко найти,,и он структурирован согласно разным уровням конфиденциальности.
Оценка эффективности командной работы со знаниями — порядок действий
- Назначьте серию периодических встреч (например, раз в 2-3 месяца) для команды из 3-6 человек. Если участников больше, разделите их на команды поменьше.
- Обсудите позиции из чеклиста, описанного выше, стараясь сформировать продуктивное обсуждение и оценить каждую позицию с точки зрения вашей команды, присвоить им статусы “Healthy” — “Отлично”, “Bit Sick” — “Средне”, “Sick” — “Плохо”.
- Обозначьте статус всего чеклиста как “Healthy”, “Bit Sick” или “Sick”.
- Если вы разделились на под-команды, сравните ваши результаты с остальными, от каждой команды выберите лидера и обсудите с ними общий результат, чтобы сформировать единое коллективное мнение и отчет.
- Выберите две-три позиции, которым присвоили статус “Bit Sick” или “Sick”, и сфокусируйтесь на действиях по улучшению ситуации до следующей встречи.
- Создайте список действий по улучшению, распределите их между членами команды и установите дедлайн.
Я обычно использую Confluence и шаблон там для проведения подобных совещаний. Ниже пример такой страницы в Confluence с отчетом “Knowledgeable Team Health Check”:
Если вас заинтересовал такой подход, буду рад пообщаться и выслать пример отчета в файле MS Word, который можно легко импортировать в Confluence.
Если у вас есть вопросы, с радостью отвечу на них лично.