Блог публикация

Возможности Confluence — 5 простых лайфхаков для удобства пользователей

Главная    —    Блог    —    Возможности Confluence — 5 простых лайфхаков для удобства пользователей
Alex Kisliak
Posted by Alex Kisliak
11 ноября, 2022

Confluence от Atlassian — классный инструмент для структурирования базы знаний, документов, QA организации. Многие поклонники уверены, что с помощью Конфлюенс работа в едином пространстве становится эффективной и творческой. Особенно важным это стало в эпоху распределенных команд. Возможности Confluence по налаживанию бизнес процессов и созданию документов почти безграничны. 

Несмотря на все плюсы, многие удобные и простые функции часто остаются без внимания. Зачем нам Тесла, если мы ездим на ней, как на самокате. Мы решили осветить несколько простых, но полезных лайфхаков для работы в Конфлюенс. Вы сможете проще создавать качественные документы, от которых все будут в восторге.

Структура Confluence должна быть спроектирована с самого начала

Это значит — до начала работы в приложении. Бардак и путаница — страшный сон любого человека. Поверьте, вы не хотите лавинообразного прироста бессвязных документов. Подумайте, какую информацию вы хотите видеть в вашей вики-системе и составьте ее модель. Сразу решите, как ее можно логично сгруппировать. Тут все будет зависеть от особенностей вашей организации, продуктов или услуг. 

  • Подумайте об основных группах, на которые вы хотите разбить контент. Рассмотрите вариант сделать это по отделам компании: HR, маркетинг, продажи, дизайн, разработка. Например, группы и люди связаны с определенными страницами проектов или продуктов, внутри которых взаимодействуют. Лучше сохранять подобную структуру внутри всех отделов. Так люди, переключаясь между проектами, будут знать уже интуитивно, как что устроено и как искать и создавать информацию. 
  • Вики-система Конфлюэнс будет естественным образом разрастаться со временем, но при движении, заданном в нужном направлении, это не вызовет хаоса.
  • Чтобы сама структура Конфлюенс интуитивно направляла членов команда без инструкций, нужно внедрить использлвание шаблонов.
  • Когда контент организован по иерархии и логике, в нем сложнее заблудиться. Каждый сотрудник найдет нужный документ с помощью меток, создаст новый быстрее с помощью шаблонов. Совместная работа с другими сотрудниками становится прозрачнее.
  • Иногда может быть полезен свежий взгляд со стороны в планировании архитектуры Confluence или ее улучшении. Мы видели много разных способов организации малых и очень сложных пространств — горизонтальных, последовательных, разветвленных, древовидных. Нас сложно сбить с толку.

 

Готовые шаблоны страниц и возможности Confluence для создания новых шаблонов  

Продолжайте упрощать себе жизнь. Повторяющиеся действия сократим с помощью шаблонов документов. В них же сразу добавим нужные структурные Метки.

  • Документ или страницу можно создать с нуля на основе готового шаблона. Применить его можно до начала создания документа. Их выбор очень большой, но логично, что не все шаблоны подходят конкретно для вас. 

Возможности Confluence - создание шаблонов

  • Создание нового шаблона — для этого действия у вас должны быть Права доступа администратора. Вы можете создать общий темплейт для всей организации или только для определенного пространства
  • При составлении шаблона хорошая практика — добавить инструкции в каждое поле о том, как заполнять страницу. При нажатие на поле, подсказка исчезает.
  • Можно еще больше подтолкнуть пользователей использовать шаблон с помощью макроса Создать из шаблона — Инструкции на странице Атлассиана (Create from Template), созданного на нужной корневой странице. Добавляем макрос Создать из шаблона вверху страницы — и все дочерние страницы из шаблоны создаются под нужной нам темой, с нужными метками и по шаблону. Ничего не может быть проще. 

Горячие клавиши в Confluence

Если вы до сих пор в лагере адептов мышки и не используете горячие клавиши — срочно пересмотрите свои привычки. Эффективность взлетит как межгалактическая ракета. Продумайте, какие команды вы делаете чаще всего. После наведения мышки на эти кнопки, увидите заветные hotkeys. Осталось только их запомнить и начать применять. Уже после первого дня все уложится в голове и дискомфорта не будет.

Абсолютный минимум для всех: 

  • Шаг назад CTR Z
  • Шаг вперед CTR Y
  • Вставка макроса, таблицы, изображения из списка /
  • Эмодзи :
  • Упоминание пользователя @

Возможности Confluence - горячие клавиши

Стиль текста и дизайн страницы 

Признаемся, содержание — это не все. Люди любят визуально причесанный текст. Самое тоскливое восприятие отличного по смыслу документа может произвести на читателя его внешний вид. Открываешь простыню из слов — и со всех сил пытаешься не растерять внимание, но мысли все равно разбегаются в дальние дали.

плохая страница Конфлюенс

Позаботимся о читетале. Будем делать красивые и читаемые документы с выделением главного, отступами, таблицами, графиками и иллюстрациями. Вверху страницы может присутствовать любое изображение, задающее тему или корпоративный стиль.

Используйте также

  • Для длинных статей с заголовками отлично подойдет Макрос Содержания (Table of contents macro)
  • Списки /Ctrl стрелка вверх 7
  • Изменение цвета текста там, где это нужно 
  • Выравнивание текста /Ctrl L
  • Динамические макросы добавляют функциональности нашим данным (статистика, статусы проектов и другие)
  • Не забудем про выделение заголовков, стиль текста и изображения
  • Таблицы — инструмент с массой возможностей представить наши цифры наглядно и красиво. Можем применять различные сортировки, фильтры, а также строить диаграммы из таблиц. Кто из начальства не любит отчеты в виде диаграмм… Не забывайте, что большие таблицы можно растянуть по ширине экрана. Так еще больше данных поместится.
  • Ссылки в Confluence помещаем перетаскиванием. Можно выбрать то, как отображается ссылка в документе — url, карточка, страница в странице. Ссылки могут вести как на другие страницы нашей вики-системы, так и во внешнее пространство интернета. 
  • Очистить форматирование — если текст скопирован из другого источника /Ctrl \

Полезные советы по удалению страниц в Конфлюенс

Иногда наступает время попрощаться с устаревшей страницей. Приступаем к удалению.

Опубликованные страницы можно восстановить после удаления. Черновики, неопубликованные страницы или версии документа — нет.

Удаление родительской страницы приведет к тому, что подчиненные ей дочерние страницы примкнут к ближайшей главной в иерархии. Если вы хотите видеть их в определенном месте, переместите их туда перед удалением родителя.

Сразу оговоримся, что для удаления у вас должны быть соответствующие права.

Если нужно удалить сразу все — и дочерние страницы, и ту, к которой они относятся, нужно сделать следующие шаги:

  • Создать новое пространство
  • Переместить туда главную страницу. Дочерние разделы переносятся автоматически
  • Удалить это пространство

Возможности Confluence - удаление пространства и страниц

До очистки корзины все подлежит восстановлению.

Многочисленные возможности Confluence открывают нам путь к  творческой, приятной совместной работе. Для поддержания эффективного взаимодействия нужно содержать ваше виртуальное пространство в чистоте и визуальном порядке. Все как в реальном офисе и в жизни.

Напишите, какого рода контент вы создаете в Confluence, а если не можете разобраться в функциях, задайте нам вопрос.

Всем красивых, удобных и структурированных Конфлюенс страниц.

Другие услуги Polontech

Услуги

Миграция на Atlassian

На сервер. На облако. На Data center. С сервера на сервер. С облака на облако. На Atlassian
Перейти
Услуги

Настройка продуктов Atlassian

Jira Software. Confluence. Jira Service Desk. Atlassian addons. Custom scripting.
Перейти
Услуги

Обучение

Быстрый старт. Agile. ITSM. Atlassian.
Перейти
Услуги

Поддержка

Техподдержка 24/7. Технический аудит. Обновление. Защита данных. Управляемые услуги
Перейти
Услуги

Установка Atlassian

Выбрать правильные продукты. Получить максимум от Atlassian. Установить Atlassian в облако или на сервер
Перейти
Услуги

Консалтинг

Аудит. Приложения и аддоны Atlassian. Agile. ITIL/ITSM. Управление пользователями. Взаимодействие между командами. Управление IT-ресурсами.
Перейти
Услуги

Хостинг

Миграция в облако Atlassian. Частное облако. Облако Polontech.
Перейти
Услуги

Управление портфолио

Аудит. Разработка. Запуск. Поддержка.
Перейти
Услуги

Управление лицензиями

Покупаем. Обновляем. Управляем лицензиями.
Перейти
Услуги

CI/CD + DevOps

Непрерывная интеграция. Автоматизация тестирования. Тестирование DevOps. Agile инструменты
go to page

Напишите нам в этой форме