Confluence от Atlassian — классный инструмент для структурирования базы знаний, документов, QA организации. Многие поклонники уверены, что с помощью Конфлюенс работа в едином пространстве становится эффективной и творческой. Особенно важным это стало в эпоху распределенных команд. Возможности Confluence по налаживанию бизнес процессов и созданию документов почти безграничны.
Несмотря на все плюсы, многие удобные и простые функции часто остаются без внимания. Зачем нам Тесла, если мы ездим на ней, как на самокате. Мы решили осветить несколько простых, но полезных лайфхаков для работы в Конфлюенс. Вы сможете проще создавать качественные документы, от которых все будут в восторге.
Структура Confluence должна быть спроектирована с самого начала
Это значит — до начала работы в приложении. Бардак и путаница — страшный сон любого человека. Поверьте, вы не хотите лавинообразного прироста бессвязных документов. Подумайте, какую информацию вы хотите видеть в вашей вики-системе и составьте ее модель. Сразу решите, как ее можно логично сгруппировать. Тут все будет зависеть от особенностей вашей организации, продуктов или услуг.
- Подумайте об основных группах, на которые вы хотите разбить контент. Рассмотрите вариант сделать это по отделам компании: HR, маркетинг, продажи, дизайн, разработка. Например, группы и люди связаны с определенными страницами проектов или продуктов, внутри которых взаимодействуют. Лучше сохранять подобную структуру внутри всех отделов. Так люди, переключаясь между проектами, будут знать уже интуитивно, как что устроено и как искать и создавать информацию.
- Вики-система Конфлюэнс будет естественным образом разрастаться со временем, но при движении, заданном в нужном направлении, это не вызовет хаоса.
- Чтобы сама структура Конфлюенс интуитивно направляла членов команда без инструкций, нужно внедрить использлвание шаблонов.
- Когда контент организован по иерархии и логике, в нем сложнее заблудиться. Каждый сотрудник найдет нужный документ с помощью меток, создаст новый быстрее с помощью шаблонов. Совместная работа с другими сотрудниками становится прозрачнее.
- Иногда может быть полезен свежий взгляд со стороны в планировании архитектуры Confluence или ее улучшении. Мы видели много разных способов организации малых и очень сложных пространств — горизонтальных, последовательных, разветвленных, древовидных. Нас сложно сбить с толку.
Готовые шаблоны страниц и возможности Confluence для создания новых шаблонов
Продолжайте упрощать себе жизнь. Повторяющиеся действия сократим с помощью шаблонов документов. В них же сразу добавим нужные структурные Метки.
- Документ или страницу можно создать с нуля на основе готового шаблона. Применить его можно до начала создания документа. Их выбор очень большой, но логично, что не все шаблоны подходят конкретно для вас.
- Создание нового шаблона — для этого действия у вас должны быть Права доступа администратора. Вы можете создать общий темплейт для всей организации или только для определенного пространства.
- При составлении шаблона хорошая практика — добавить инструкции в каждое поле о том, как заполнять страницу. При нажатие на поле, подсказка исчезает.
- Можно еще больше подтолкнуть пользователей использовать шаблон с помощью макроса Создать из шаблона — Инструкции на странице Атлассиана (Create from Template), созданного на нужной корневой странице. Добавляем макрос Создать из шаблона вверху страницы — и все дочерние страницы из шаблоны создаются под нужной нам темой, с нужными метками и по шаблону. Ничего не может быть проще.
Горячие клавиши в Confluence
Если вы до сих пор в лагере адептов мышки и не используете горячие клавиши — срочно пересмотрите свои привычки. Эффективность взлетит как межгалактическая ракета. Продумайте, какие команды вы делаете чаще всего. После наведения мышки на эти кнопки, увидите заветные hotkeys. Осталось только их запомнить и начать применять. Уже после первого дня все уложится в голове и дискомфорта не будет.
Абсолютный минимум для всех:
- Шаг назад CTR Z
- Шаг вперед CTR Y
- Вставка макроса, таблицы, изображения из списка /
- Эмодзи :
- Упоминание пользователя @
Стиль текста и дизайн страницы
Признаемся, содержание — это не все. Люди любят визуально причесанный текст. Самое тоскливое восприятие отличного по смыслу документа может произвести на читателя его внешний вид. Открываешь простыню из слов — и со всех сил пытаешься не растерять внимание, но мысли все равно разбегаются в дальние дали.
Позаботимся о читетале. Будем делать красивые и читаемые документы с выделением главного, отступами, таблицами, графиками и иллюстрациями. Вверху страницы может присутствовать любое изображение, задающее тему или корпоративный стиль.
Используйте также
- Для длинных статей с заголовками отлично подойдет Макрос Содержания (Table of contents macro)
- Списки /Ctrl стрелка вверх 7
- Изменение цвета текста там, где это нужно
- Выравнивание текста /Ctrl L
- Динамические макросы добавляют функциональности нашим данным (статистика, статусы проектов и другие)
- Не забудем про выделение заголовков, стиль текста и изображения
- Таблицы — инструмент с массой возможностей представить наши цифры наглядно и красиво. Можем применять различные сортировки, фильтры, а также строить диаграммы из таблиц. Кто из начальства не любит отчеты в виде диаграмм… Не забывайте, что большие таблицы можно растянуть по ширине экрана. Так еще больше данных поместится.
- Ссылки в Confluence помещаем перетаскиванием. Можно выбрать то, как отображается ссылка в документе — url, карточка, страница в странице. Ссылки могут вести как на другие страницы нашей вики-системы, так и во внешнее пространство интернета.
- Очистить форматирование — если текст скопирован из другого источника /Ctrl \
Полезные советы по удалению страниц в Конфлюенс
Иногда наступает время попрощаться с устаревшей страницей. Приступаем к удалению.
Опубликованные страницы можно восстановить после удаления. Черновики, неопубликованные страницы или версии документа — нет.
Удаление родительской страницы приведет к тому, что подчиненные ей дочерние страницы примкнут к ближайшей главной в иерархии. Если вы хотите видеть их в определенном месте, переместите их туда перед удалением родителя.
Сразу оговоримся, что для удаления у вас должны быть соответствующие права.
Если нужно удалить сразу все — и дочерние страницы, и ту, к которой они относятся, нужно сделать следующие шаги:
- Создать новое пространство
- Переместить туда главную страницу. Дочерние разделы переносятся автоматически
- Удалить это пространство
До очистки корзины все подлежит восстановлению.
Многочисленные возможности Confluence открывают нам путь к творческой, приятной совместной работе. Для поддержания эффективного взаимодействия нужно содержать ваше виртуальное пространство в чистоте и визуальном порядке. Все как в реальном офисе и в жизни.
Напишите, какого рода контент вы создаете в Confluence, а если не можете разобраться в функциях, задайте нам вопрос.
Всем красивых, удобных и структурированных Конфлюенс страниц.
